Om structuur aan te brengen in het soms chaotische en hectische prive- en werkleven gebruik ik sinds kort weer Remember the Milk. Een eerdere poging om een goed GTD systeem op te zetten met deze applicatie strandde in zelf gecreërde complexiteit. Met een nieuwe configuratie en synchronizatie met de iPhone probeer ik er nieuw leven in te blazen. En met succes (tot nu toe!).

One list to rule them all
Hoewel RTM de optie biedt om een ongelimiteerd aantal todo ‘lijsten’ te maken, heb ik in mijn configuratie slechts 3 lijsten: 1 voor werk, 1 voor prive en een derde voor lopende abonnementen. Op die laatste kom ik later nog terug. In de lijst van werk dump ik alle acties die ik, of anderen moeten voltooien. Per actie voeg ik een prioriteit, label/tag en einddatum toe. De tag geeft aan wie of welk team iets moet doen.
Om de lange lijst aan acties overzichtelijk te maken heb ik per team een smartlist, waar ik de taken filter op basis van de eerder aangegeven tag. Smartlist “team1″ geeft filtert alle taken uit de list “Werk” die getagged zijn met “team1″. Simpeler kan het volgens mij niet. Daarnaast heb ik een vertaling gemaakt van Stephen Covey’s 4 quadranten: I.Urgent/Important, II. Not urgent/Important, III. Urgent/Not important, IV. Not urgent/Not important.

Quadrant I. smartlist: (dueWithin:"1 week of today") AND (priority:1 OR priority:2) 

Quadrant II. smartlist: (NOT dueWithin:"1 week of today") AND (priority:1 OR priority:2) 

Quadrant III. smartlist: (dueWithin:"1 week of today") AND (priority:3 OR priority:none)

Quadrant IV. smartlist: (NOT dueWithin:"1 week of today") AND (priority:3 OR priority:none)

Integratie
RTM biedt goede integratiemogelijkheden die uiteengezet zijn op deze pagina, waaronder Twitter, iGoogle, Quicksilver etc.. Voor het gebruik van de iPhone applciatie is een pro account nodig, voor $25 / jaar wat ik zelf zeker de moeite waard vind. Een tweede manier om actief todo’s bij te houden is via een custom sidebar in Firefox: wanneer je de volgede url bookmarked / toevoegt aan de firefox favorieten

http://www.rememberthemilk.com/services/modules/googleig/

en daarna bij de properties van de bookmark “Load this bookmark in the sidebar” aanvinkt,

zal bij het aanklikken van de bookmark de lijst van todo’s openen in de sidebar van de browser.

De derde lijst: abonnementen bijhouden
Nog even kort over die derde lijst: in RTM houd ik alle abonnementen bij die ik heb lopen obv contract einde. Per abonnement heb ik twee taken toegevoegd: een taak “einde abonnement x” met de daadwerkelijke einddatum contract, en een taak “opzeggen abonnement x” met de datum waarop ik een reminder moet ontvangen van RTM om het abonnement op te zeggen (vaak 1 tot 3 maanden voor het aflopen). Door dit in een aparte lijst te doen kan hou ik een aparte contractbeheer lijst.

Er zijn vast andere of betere toepassingen van RTM, dump ze maar in de comments.