In mijn delivery rol voor een internationale klant waar de operational services verleend worden met internationale virtuele teams is HNW niet alleen interessant voor mijn werkgever, maar voegt het ook direct waarde toe voor de klant en zorgt het voor een verhoogde customer satisfaction. Door werktijden slimmer in te delen en aan te passen op de “business hours” in verschillende tijdzones creëer ik een groter “window of availability”, zonder dat het ten koste hoeft te gaan van mijn nog belangrijkere rol als vader en echtgenoot.

Als de aarde rond was geweest, en mijn opdrachtgever en ik op de traditionele 9-6 manier zouden werken, zou ik vele malen minder effectief zijn dan dat ik nu ben, ondanks dat ik even hard zou werken. Omdat onze operations teams vanuit Kuala Lumpur werken, de klant kantoor houdt in London en Houston en ik in de Fietsstad 2008 remote werk, wordt flexibiliteit en creatief tijd indelen bijna afgedwongen om te zorgen voor voldoende contact momenten met zowel klant als collega’s. Wanneer ik zou werken volgens “Het Oude Werken”, zou ik 3 uur de mogelijkheid hebben om contact te leggen met Kuala Lumpur en Houston, zoals in onderstaande linker tabel.

Het Nieuwe Werken geeft de vrijheid om zelf te bepalen waar en wanneer gewerkt wordt: vroeg beginnen in de ochtend, een aantal vrije uren op de dag en ‘s avonds nog wat contactmomenten met de klant. Bovenstaande rechter tabel is een illustratie van de extra contacturen met de klant en collega’s door de 10 werkuren te verdelen over een periode van 07h00 tot 22h00.

Voordelen
Ik doe boodschappen wanneer het rustig is, ik kan een rondje hardlopen als de zon schijnt en ik kan mijn dochtertje halen en brengen naar het kinderdagverblijf. En zelfs tijdens die momenten ben ik beschikbaar voor urgente issues en escalaties: telefoon, blackberry met IM client en eventueel notebook met 3G verbinding geven toegang tot mail, agenda en benodige applicaties om snel en effectief te kunnen reageren.

Door de beschikbaarheid te vergroten (zowel in tijd als met middelen) heeft de klant, naast uitgebreidere contatmomenten om vergaderingen in te plannen, ook buiten de standaard EMEA business hours een contactpunt voor vragen en escalaties, wetende dat belangrijke zaken altijd geadresseerd worden. Waar ‘vroeger’ een urgent probleem dat na 18h00 binnen kwam de volgende dag om 09h00 opgepakt zou worden, worden issue nu direct geadresseerd en waar nodig geescaleerd.

De praktijk
De praktijk is uiteraard minder statisch dan de twee tabellen. Ik werk niet iedere dag tussen 07h00 en 22h00, ik ben zelfs niet iedere dag 8 uur aan het werk. De werkelijkheid is dynamischer en afhankelijk van de behoefte van de klant of van de situatie.

En er liggen uiteraard ook gevaren op de loer die discipline vereisen. Het is eenvoudig om de ‘vrije uren op de dag’ te vullen met werk, waardoor daadwerkelijk dag in dag uit 16 uur wordt gewerkt. Dat zal even goed gaan, maar spoedig zullen er escalaties volgen vanuit het gezin en omgeving.
Daarnaast bestaat het gevaar dat de klant (of opdrachtgever) ‘always online’ vertaalt naar ‘altijd reactie’, ook op vragen of problemen die kunnen wachten tot de volgende dag. Ook hier valt of staat het succes met het maken van heldere afspraken.

Het Nieuwe Werken is een balancing act. Met de juiste middelen, vrijheden en de juiste manier van tijd indelen kan een hoop winst geboekt worden en zal effectiviteit en productiviteit omhoog gaan. Niet alleen voor opdrachtgevers of werkgevers is dit een (financieel) voordeel, ook (internationale) klanten hebben hier baat bij. Een aantal valkuilen moeten met discipline ontweken worden om niet te veranderen in een workaholic of door het werkaanbod volledig opgeslokt te worden.