Hoewel voorkomen beter is dan genezen, zijn er soms escalaties die onverwachte wendingen kunnen nemen waarbij de noodzaak ontstaat toch nog even ergens dat mailtje op te graven waarin werd bevestigd dat het allemaal in kannen en kruiken was. Je weet wel, dat “oeps” momentje: ik weet zeker dat ik het ergens gezien heb en netjes gearchiveerd heb.

Ik bewaar, of archiveer in PSTs, alle email die ik verstuur of ontvang. Enerzijds omdat dat opgelegd zou kunnen worden door compliancy regels (tenminste 5 jaar een archief van email hebben), maar anderzijds omdat ik weet dat zo nu en dan iemand er om vraagt een oude email op te duikelen. Het probleem met 10GB+ aan PST bestanden is natuurlijk het juiste mailtje vinden. Ik heb er een aantal tools voor gebruikt: Windows Desktop Search, Google Desktop search en Xobni. Alle drie doen ze wat je verwacht: het doorzoeken van email op basis van een keyword. Gevolg: hier heeft u 860 mails terug om door te lezen.

Er zijn twee manieren om de pijn wat te verzachten en beiden heb ik een tijd gebruikt. De eerste is er een waar ik op gewezen werd door een collega: maak een aparte PST aan voor Evicdence emails. De approvals, de harde statements, de ik-ga-er-mee-akkoord mails, hup in een aparte PST. Als er dan ooit een noodzaak is om deze te doorzoeken, weet je in ieder geval dat het ergens in die PST moet staan.

Bovenstaande methode werkt in principe goed, maar het grote nadeel is dat het fysiek verplaatsen van een email de tijdslijn kan onderbreken of de logische volgorde van emails door elkaar gooit. De methode die ik nu hanteer is een kopie in Evernote: de beste note taker applicatie EVER. De Evernote desktop applicatie komt met een outlook “Add to Evernote” button (zoals hierboven te zien). Met een simpele druk op de knop wordt de email gekopieerd naar Evernote. Met een beetje goede wil (maar niet echt verplicht om te doen) kan je achteraf de note nog in een aparte folder zetten – ik ben er toch altijd wel naar geneigd van verschillende business lines de emails in een aparte notebook te gooien om toch nog enige vorm van structuur te hebben.

De kracht van Evernote is het doorzoeken van een grote bak notes – of het nou evidence emails zijn of ander soortige PDF files. En hier schuilt denk ik het geheim: ik kan zoeken op de volledige content met gebruik van zoekwoorden. Omdat de email in z’n geheel in HTML wordt gekopieerd, zijn ook verzend / ontvangen datums te doorzoeken. Zoek je een mailtje van Pietje verzonden in augustus met goedkeuring op de laatste aanpassing? “Pietje 08 2010 approval” en hop, daar is ie!

Hoe doe jij de bewijsvoering tijdens escalaties die niveaus bereiken die je eigenlijk niet wil? Heb je alles in Outlook geordend of gebruik je ook een 3rd party tool?