Na mijn breuk met Remember The Milk heb ik nooit meer een nieuwe liefde gevonden die mijn todo lijstjes bij kon houden. Toodledo heb ik gebruikt als test, maar al snel moest ik tot de conclusie komen dat “te veel features” en “te flexibel” ook zo z’n nadelen kan hebben. Ik wil niet een tool beheren, de tool moet mij ondersteunen. Plotseling was daar Nozbe, een op het eerste gezicht wat ononverzichtelijke website met schreeuwerige oranje “Sign up” button die iets te veel de aandacht trekt, zonder dat je precies gelijk ziet waar je je eigenlijk voor inschrijft (hoewel, dat “Simply get everything done” klinkt wel heel aantrekkelijk). Het advies voor GTD fans: klik die button, deze tool gaat alles veranderen.

Nozbe is specifiek gericht op GTD gebruikers en dat biedt als grootste voordeel dat zonder enige noodzakelijke aanpassing de tool na het inschrijven werkt en de GTD workflow en je denkpatroon ondersteunt. Vergeet het aanmaken van folders, smart searches, workflows en custom views, maar vanaf het eerste moment todo items toevoegen, verwerken, plannen en afvinken. Dit heeft wel als gevolg dat mensen die een andere methode dan GTD hanteren, of gewoon een applicatie zoeken waar je todo’s kan toevoegen zich wellicht comfortabeler voelen bij een tool die meer ‘naar de hand’ te zetten is.

Nozbe onderscheidt zich door drie killer functies:

Advanced Mail-in
De meeste todo tools ondersteunen wel een vorm van taken mailen die automatisch worden omgezet in todo’s. De mail functie van Nozbe is echter uitgebreider dan dat. Via mail kan je taken (tasks) en notities (notes) toevoegen. Een mail naar een specifiek email adres is voldoende. Het is echter ook mogelijk een lijst taken toe te voegen door het gebruik van een aantal specifieke paramaters. Ideaal omdat een groot gedeelte van mijn werk zich afspeelt achter een Outlook mail client. Je kan zelfs taken toevoegen aan een specifiek project. Dit is relevant, omdat het een hoop tijd scheelt in Nozbe weer de mails uit te zoeken die je eerder had uitgezocht in een Outlook inbox.

Google Calendar sync
Er zijn een aantal activiteiten die per se op een bepaalde dag of op een bepaalde tijd moeten gebeuren. Hoewel alle tools timestamping en reminders ondersteunen gaat Nozbe een stap verder door taken die geplanned zijn in de GTD calendar automatisch te synchroniseren met Google Calendar.

Evernote
DIt is wellicht de functie die mij over de streep trok om premium member te worden: Evernote. Ik dump bijna alles in Evernote: voice notes, pdf files, emails, web artikelen, zelfs tweets of links. De Evernote integratie is op basis van de tags die je gebruikt voor je note: geef de note een tag met dezelfde naam als het project in Nozbe en de note zal automatisch zichtbaar worden. Dit scheelt een hoop copy en paste activiteiten.

Een vierde killer functie die niet standaard is, is de zeer gelikte iPad applicatie Nozbe todo for iPad. De iPad app – overigens ook zonder Nozbe web app account te gebruiken – heeft hetzelfde minimalistische maar toch feature rich design en dezelfde gebruikersvriendelijkheid.

Conclusie
Nozbe is een must have voor GTD gebruikers die geen tools willen hoeven aanpassen op een standaard GTD workflow en gelijk aan de slag willen met werken. De web applicatie is feature rich en heeft alles wat je van een moderne applicatie kan verwachten. De Evernote integratie, advanced mail-in, en Google calendar synchronisatie zijn absolute pluspunten voor een opzichzelf al zeer fraaie tool
Geen nadelen dan? Nouja, misschien het prijskaartje. Aan al dit moois hangt een prijskaartje dat hoger is dan de gemiddelde andere webapplicaties. Een jaarabonnement kost €89 voor een single license. Ben je met z’n vijfen? Dan kan je een family pack nemen voor €179. Ook aan de iPad applicatie hangt een prijskaartje: €12. De tijd die ik echter bezig ben geweest met het proberen in te richten van “concurrerende” tools om de standaard workflow goed te ondersteunen heeft me meer tijd gekost. Doen dus!